Antrag: Einrichtung eines Ratsinformationssystems

Herrn Bürgermeister Dr. Karl-August Morisse

Antrag Einrichtung eines Ratsinformationssystems

Sehr geehrter Herr Dr. Morisse,

hiermit beantragen wir, auf der nächsten Sitzung des HFA/des Rates folgenden Beschluß zu fassen:

Die Verwaltung wird beauftragt, ein Modell für die Einrichtung eines

Ratsinformationssystems zu erarbeiten.

Begründung:

Im Zeitalter der modernen Informationsrecherche gehört die Informationssuche im Internet/Intranet für viele Menschen inzwischen zu den täglichen Anwendungen. Für den modernen Dienstleister ist das Zur-Verfügung-Stellen von Informationen via moderner Medien zur Selbstverständlichkeit geworden. Es sollte daher auf mittelfristige Sicht auch für die Stadt Pulheim zur Selbstverständlichkeit gehören, ihre vielfältigen Tätigkeiten in den neuen Medien darzustellen.

Das ist mit mehreren Vorteilen verbunden:

1. Für die Bürgerinnen und Bürger

Die Bürgerinnen und Bürger haben die Möglichkeit sich über die Tätigkeiten der Verwaltung, des Rates und der Ausschüsse zu informieren. Dies selbstverständlich nur, soweit Veröffentlichungen rechtlich zulässig sind.

Diese Transparenz führt zu einer gesteigerten Akzeptanz der Bürgerinnen und Bürger für die Tätigkeiten der Verwaltung, des Rates und der Ausschüsse. Damit könnte die Stadt einen Beitrag gegen die Politikverdrossenheit leisten.

Hiermit verbunden sind Einsparungen durch weniger Mißverständnisse, weniger Anfragen, weniger Telefonate, weniger Rechtsmittel usw.

Nicht zu vergessen ist schließlich die Kontrollfunktion, die eine gesteigerte Transparenz der Verwaltungs-, Rats- und Ausschußarbeit hätte. Den Bürgerinnen und Bürgern wird durch die Einrichtung eines Informationssystems die Möglichkeit gegeben, Entscheidungen nachzuvollziehen, sie aber gleichzeitig auch zu überprüfen.

2. Für die Verwaltung

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung entfällt die oft zeitaufwändige und lästige Suche in Papierbergen. Richtig aufbereitet stehen Informationen innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Das gibt die Möglichkeit, sich auf die eigentliche inhaltliche Arbeit zu konzentrieren. Das hebt die Qualität der Dienstleistung und dient der Qualitätssicherung. Es gilt das Stichwort: Weitreichende Prozessoptimierung durch Abbildung von kompletten, behördlichen Vorgängen in digitaler Form.

Das hebt auch die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Ausserdem ist mit Einsparpotenzial durch automatisierte Prozessabläufe zu rechnen. Das fängt an bei der Einsparung von Zeit, die für die Informationssuche benötigt wird. Damit verbunden ist mittelfristig Einsparpotenzial beim Personal. Des Weiteren ist mit der Entlastung der Personalressourcen durch Erledigung von Aufgaben (z. B. Antragsstellung online, etc.) seitens der Bürgerinnen und Bürger zu rechnen.

Die elektronische Datenverarbeitung und Datenarchivierung birgt weiteres Einsparpotenzial an Raum und Zeit.

3. Für die Ausschuß- und Ratsmitglieder:

Last but not least würde die Einrichtung eines Ratsinformationssystems auch die Arbeit der Ausschuß- und Ratsmitglieder erheblich erleichtern. Gerade diejenigen Mitglieder von Rat und Ausschüssen, die erst seit wenigen Monaten hier tätig sind, haben es mehrfach am eigenen Leib verspürt, wie schwierig es ist, schnell und komplikationslos an bestimmte Informationen zu gelangen. Man ist ständig darauf angewiesen, den kompetenten, erfahreneren Ansprechpartner zu finden, der weiß, wo etwas steht.

Ist dieser auch noch krank, kann es Wochen dauern, bis man einen bestimmten Vertrag, ein bestimmtes Konzept, eine bestimmte Vorlage, einen bestimmten Beschluß usw. findet.

Für eine verantwortungsvolle Tätigkeit für die Stadt in Ausschuß oder Rat ist eine schnelle und komplikationslose Informationsrecherche unerläßlich.

Die Verwaltung wird gebeten die Möglichkeiten zur Einrichtung eines Ratsinformationssystems zu prüfen. Als Alternativen stehen eine externe oder eine interne Lösung zur Verfügung. Die Verwaltung möge die Vor- und Nachteile dieser Lösungsmöglichkeiten darstellen. Besonderer Wert ist auf eine Kosten-Nutzen-Analyse zu legen.

Des Weiteren ist zu prüfen, ob und wie die Kommunikation der Verwaltung mit Ausschuß-und Ratsmitgliedern per Email eingerichtet werden kann. Die Verwaltung selbst weist in ihrer Vorlage zur Ablehnung des Änderungsantrages der Geschäftsordnung von Bündnis 90/Die Grünen vom 16.03.2005 darauf hin, dass die Überlegungen für den Versand der Unterlagen an Rat und Ausschüsse per Email bei Einführung eines Ratsinformationssystems berücksichtigt werden sollten.

Mit freundlichem Gruß

gez. Thomas Roth

f.d.R.

Renate Thiel